Für JTI Austria haben wir zwischen 2023 und 2025 Stakeholder-Events in Wien umgesetzt – einmal als Sommerfest im historischen Innenhof mit Grillstationen und Bierbänken, einmal als Abendveranstaltung mit einer einzigen langen Tafel, Live-Musik und Dessert-Station. Eingeladen sind dabei Partner:innen und Entscheider:innen, kein breites Publikum. Das verändert die Planung: kleinere Runde, höhere Erwartung, weniger Spielraum für Pannen. Wir übernehmen Konzept, Location-Koordination, Eventdesign, Produktion und die Betreuung vor Ort und bleiben bis zum Abbau. Du hast dabei eine Ansprechperson, die den Ablauf kennt und im Zweifel vor Ort entscheidet – statt einer Nummer im Verteiler.
Bei einem Stakeholder-Event zählt nicht die Reichweite, sondern wer im Raum sitzt. Gästelisten sind vertraulich, Sitzordnungen heikel, und nicht jedes Foto darf weiterwandern. Für JTI Austria heißt das: geschlossene Gästeliste, jeder Programmpunkt abgestimmt, eine kleine und eingespielte Crew statt wechselndem Personal. Wer mit vertraulichen Informationen zu tun hat, wird von uns persönlich gebrieft und nicht per Sammelmail. Dazu kommt die zweite Hürde: zwei Formate, zwei Stimmungen, ein Absender. Ein Sommerfest im Innenhof und ein Dinner im Rohbau dürfen nicht wie zwei fremde Veranstaltungen wirken – und sollen sich trotzdem nicht wiederholen. Wenn Vertraulichkeit bei Dir Thema ist, planen wir sie von Anfang an mit.
Die spannendste Location war ein unfertiger Rohbau: Sichtbeton, offene Leitungen, kaltes Licht. Dagegen haben wir gesetzt, was Wärme bringt – eine durchgehende lange Tafel mit schwarzem Textil, vergoldeten Stühlen, blau-weißen Blumenläufen, kabellosen Tischleuchten und türkisen Uplights auf den Betonwänden. Die Menükarten lagen im JTI-Design auf jedem Platz. Den Abend haben wir dramaturgisch aufgebaut: Empfang, Dinner, ein Live-Duo aus Gesang und Piano, danach eine begehbare Dessert-Station, an der der Küchenchef vor den Gästen anrichtet. Beim Sommerfest lief dieselbe Logik in die andere Richtung: rot-weiß gestreifte Tischtücher, Windräder, Bierbänke und offene Grillstationen unter Sonnensegeln.
Ab dem Moment, in dem die ersten Gäste eintreffen, entscheidet die Betreuung über den Abend. Wir übernehmen Empfang und Check-in, begleiten an den Platz, behalten die Sitzordnung im Blick und halten Kontakt zu Küche, Technik und Musik, damit die Übergänge sitzen. Unsere Event-Minions sind vorab gebrieft und wissen, wer Vorrang hat und welche Namen nicht laut ausgerufen werden. Beim Sommerfest im Innenhof läuft die Betreuung offener: Bar, Grillstationen und lange Tische statt fixer Plätze, dafür mehr Bewegung im Raum. In beiden Fällen gilt derselbe Anspruch – Du musst als Gastgeber nichts koordinieren, sondern kannst mit Deinen Gästen reden.
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