Die Vienna Fashion Week ist eine der wenigen Bühnen, auf denen österreichische Designer:innen ein großes Publikum bekommen – und ein Format, bei dem an einem Abend mehrere Shows hintereinander laufen. Für Creative Headz übernehmen wir die Betreuung vor Ort: Wir stellen das Team, koordinieren die Abläufe zwischen Saal, Backstage und Einlass und sind über mehrere Ausgaben hinweg dieselben Ansprechpersonen. Gespielt wird in einem historischen Saal in Wien, dessen Stuckfassade mit Licht und Truss zur Kulisse für einen weißen Laufsteg wird. Unser Job ist der unsichtbare Teil davon: dass jede Reihe sitzt, jede Show startet und niemand fragen muss, wo es weitergeht.
Ein Showtag hat kein Zeitpolster. Am Vormittag wird der Saal noch eingerichtet, am Abend läuft Look für Look über den Laufsteg – dazwischen liegt alles: Bestuhlung entlang des Runways ausrichten, Reihen nummerieren, Reservierungen platzieren, die LED-Wand mit dem Showvisual abgleichen, Wege für Fotograf:innen und Models freihalten. Wir arbeiten mit einem klaren Ablaufplan und festen Zuständigkeiten pro Bereich: Einlass, Saal, Backstage. Wenn eine Show später startet, verschiebt sich alles danach mit – also halten wir Puffer ein und kommunizieren eng. Unsere Event-Minions kennen den Ablauf und greifen ein, bevor eine Lücke sichtbar wird.
Bei einer Fashion Show entscheidet die erste Reihe über die Stimmung im Saal. Deshalb liegt unser Fokus auf dem Guestmanagement: Wir bereiten Gästelisten und Sitzpläne vor, legen Namenskarten auf die Stühle, akkreditieren Presse, Partner:innen und Crew und übernehmen den Check-in am Einlass. Wer mit All-Access-Karte arbeitet, kommt an uns vorbei; wer eingeladen ist, wird bis zum Platz begleitet. Zwischen zwei Shows räumen wir die Reihen zurück und richten sie neu ein, damit die nächste Gruppe in einen fertigen Saal kommt. Gemeinsam mit unseren Event-Minions läuft das so ruhig, dass Deine Gäste den Aufwand dahinter gar nicht bemerken.
Partner:innen zahlen bei einem Format wie diesem nicht für ein Logo, sondern für einen Moment. Wir setzen ihre Präsenz dort um, wo sie zählt: Vor jeder Show legen wir Seat-Drops auf – Pralinen von Toblerone auf jedem Sitz, Magazine der Medienpartner:innen in den Reihen, dazu Reservierungs- und Programmkarten. Das klingt simpel, ist aber Fleißarbeit im Minutentakt: Jede Reihe wird gleich bestückt, Lücken fallen auf dem ersten Foto sofort auf. Wir planen Mengen, Handling und Nachlegen zwischen den Shows und stimmen ab, welche Marke wo sichtbar ist. So ist der Saal für jedes Publikum gleich fertig.
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